Berdasarkan pengumuman terkait kebijakan penyimpanan dari Google Workspace for Education, kuota penyimpanan gabungan dibatas sampai 100 TB di mana kuota tersebut cukup untuk menampung sekitar 100 juta dokumen, 8 juta presentasi, atau 400.000 jam video yang digunakan bersama oleh seluruh pengguna.

Dilansir dari laman Google, seluruh pengguna Google Education dihimbau untuk meninjau ruang penyimpanan yang digunakan dan menghapus file berukuran besar agar berada di bawah batas penyimpanan.

Tujuan dari instruksi tersebut agar layanan-layanan ini dapat tetap diakses pada saat kebijakan baru ini diterapkan.

Informasi Perubahan Regulasi Google Workspace For Education :

1. Per Juli 2022 google for education akan menerapkan kebijakan pembatasan penyimpanan file untuk setiap universitas/PT pada masa transisi ini Unpak akan mendapatkan jatah 100 Terabyte untuk seluruh Unpak.
2. Posisi penyimpanan di google untuk seluruh civitas Unpak saat ini mencapai 500 TB, artinya perlu pengurangan 100 TB.
3. Skema yang diterapkan google adalah menghapus file lama secara otomatis begitu ada file baru disimpan sehingga nanti jumlah penyimpanan tetap sesuai kuota.
4. Untuk mitigasi poin ke tiga di atas, setiap Civitas diharapkan melakukan backup mandiri data dari google.
5. Proses backup dapat menggunakan fitur google take out https://takeout.google.com/ silahkan dipilih data apa yang akan diexport (bisa dipilih yang penting misal data email dan gdrive yang diceklist).
6. Google akan memproses file tersebut menjadi beberapa part (zip) untuk diexport ke laptop masing-masing.
7. Proses penyiapan file untuk siap export bisa beberapa jam atau hari tergantung besaran filenya
8. Apabila file sudah siap diexport akan ada notifikasi ke email dan kita tinggal download link yang disampaikan.
9. Unpak berencana menambah kapasitas (membeli paket penyimpanan) tetapi kemungkinan baru bisa di tahun anggaran 2023, oleh karena itu pada masa transisi tahun 2022 silahkan file masing-masing bisa diamankan.
10. Unpak akan membatasi penyimpanan untuk masing-masing civitas nantinya.

Terima kasih

PUTIK - Universitas Pakuan